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FG Schulleitung

Vom Traum einer digitalen Schulverwaltung …

„Zum Starten Ihres Wagens öffnen und schließen Sie zunächst die Motorhaube, drücken Sie einmal die Kupplung und schalten danach den Blinker ein. Jetzt sollte es möglich sein, Ihren Wagen zu starten.“

Was hier sicherlich überspitzt dargestellt ist und für Autofahrer nicht vorstellbar wäre, erinnert doch in manchen Situationen an die zum Teil sehr umständliche Bedienung unseres Schulverwaltungsprogrammes ASV. Über 10 Jahre hat es gedauert, bis nach mehrmaliger Ankündigung ASV auf den Rechnern der Grund- und Mittelschulen ankam.

Wenngleich ASV nach Ablösung der bisherigen Programme WinSV und ISK sicherlich mit ein paar Verbesserungen und zusätzlichen „Features“ aufwarten kann und wir uns an seine Bedienung mittlerweile gewöhnt haben, erklingt seitens der Schulleitungen und Verwaltungsangestellten wenig Euphorie. Der große Wurf, den man sich in digitalen Zeiten erwartet hätte, scheint leider nicht gelungen zu sein.

Betrachtet man allein die Oberfläche des Programms, so fällt auf, dass wichtige Datenfelder zu klein sind und man sehr genau hinschauen muss, um die Telefonnummer der Eltern richtig abzulesen. Wer lange Zeit und konzentriert mit ASV arbeiten muss, wird dies bestätigen. Obwohl die Programmoberfläche noch genügend Platz geboten hätte, wurde leider versäumt, die grafische Aufteilung anzupassen. Stattdessen schaffte man in den Schulsekretariaten viele neue und noch größere Bildschirme an.

Beim Erstellen der Statistik scheint es für viele Schulleiter mehr Herausforderung zu sein, die Daten so in ASV einzutragen, dass das Programm eine fehlerfreie Meldung überhaupt zulässt. Inwiefern die gemeldeten Daten hinterher noch die Realität an den Schulen abbilden, steht auf einem anderen Papier. Glück hat man, wenn nach Neuauszählungen oder Aktualisierungen keine Eintragungen in der Matrix verloren gehen … Wieviel wertvolle Leitungszeit allein das Bewältigen der ASV-Probleme während der Statistik kostet, darüber gibt es bislang leider keinerlei Erhebung.

Auf der einen Seite wird an Schulen derzeit in höchstem Maße propagiert, man müsse die Schüler und vor allem Lehrer für die digitale Zukunft fit machen. Zeitgleich erleben wir es, dass zukunftsorientierten und computeraffinen Schulleiterinnen und Schulleitern kaum Werkzeuge an die Hand gegeben werden, um Schulverwaltungsvorgänge digital zu vereinfachen. Schulen, die digital arbeiten möchten, müssen den Haushalt jährlich stark strapazieren, um Lizenzgebühren für solche Programme von kommerziellen Anbietern zu bezahlen. Diese haben die Bedürfnisse einer modernen Schulverwaltung längst für sich entdeckt und sind mittlerweile mit einer großen Auswahl an zweifelsohne oft guten, bedienungsfreundlichen Lösungen auf dem Markt.

Was Schulleiter in einem ASV-„rundum sorglos“-Paket vermissen sind:

  • Ein gutes Stundenplanerprogramm mit Vertretungsmodul und der Möglichkeit Stunden- und Vertretungspläne mit einem Klick online zu stellen.
  • Ein Zeugnismodul in ASV, welches die Erfassung von Noten und Zeugnissen von jedem PC via sicherem Webzugang ermöglicht inklusive der Möglichkeit für Eltern per Passwort stets den Leistungsstand ihres Kindes einsehen zu können.
  • Lösungen für ein schulinternes sicheres Intranet, um die Kommunikation und Information zu vereinfachen.
  • Ein einfaches Baukastensystem für Schulhomepages mit entsprechendem Webspace.
  • Ein elektronisches Elterninformationssystem, das per Email oder auch App schnell und zuverlässig Informationen an Eltern verschickt und auch Rückmeldungen zulässt.
  • Ein online-Terminbuchungssystem für Elternsprechtage, Lernentwicklungsgespräche und Sprechstunden.
  • Ein Online Umfrage- oder Anmeldungstool zur Planung und einfacheren Organisation von Veranstaltungen an Schulen.

Sicherlich gilt es stets bei solchen Programmen den Datenschutz aller Betroffenen zu wahren und die Bestimmungen der DSGVO einzuhalten. Dass dies durchaus zu funktionieren scheint, beweist neuerdings die Abwicklung der Dienstlichen Beurteilungen über das OWA-Portal. Hier ist für alle Verwaltungsebenen eine moderne Lösung geschaffen worden.

Es bleibt zu hoffen, dass die Verantwortlichen nicht nur bei der Bedienungsfreundlichkeit von ASV nachlegen, sondern die Schulverwaltungssoftware auch nach und nach um die oben aufgeführten Komponenten erweitern. Es kann und darf nicht sein, dass Schulleitungen sich auf dem kommerziellen Markt solcher Programme bedienen müssen. Die Datenschutzbeauftragten scheuen sich oftmals den Rektorinnen und Rektoren eine verlässliche Auskunft darüber zu geben, ob es in Ordnung geht, ein bestimmtes Programm an einer bayerischen Schule zu verwenden. Somit lässt man Rektorinnen und Rektoren, die eine moderne und zeitgemäße Verwaltung aufbauen möchten, allein in einer rechtlichen Grauzone. Es kann auch nicht angehen, dass computerbegeisterte Lehrkräfte in zeitaufwändiger Eigenregie solche Lösungen „zusammenbasteln“, so hoch dieses Engagement auch zu loben und werten ist.

Wenn es für unseren Arbeitgeber zu komplex ist, diese Tools für alle bayerischen Schulen zu programmieren, sollte zumindest darüber nachgedacht werden, ob es nicht sinnvoll wäre, dass der Freistaat Bayern die Lizenzen für gute Software erwirbt, deren Tauglichkeit bezüglich Datenschutz überprüft und den Schulen mit entsprechenden Schnittstellen zu ASV zur Verfügung stellt. Ob Schulen die Möglichkeiten der Digitalisierung auch für die Verschlankung ihrer Verwaltungen verwenden können, darf nicht abhängig vom Haushalt bzw. dem „Goodwill“ der jeweiligen Sachaufwandsträger sein.

Text: Reinhard Gogl, Fachgruppe Schulleitung